掲載日：2024年3月8日
仕事での電話メモや伝言メモ、みなさんはどうしていますか？
職場にかかってきた電話を受けたときに担当者が不在だった場合、
大事な情報を伝える際に、電話メモや伝言メモはとても重要です。
伝言の際、情報を正確に伝えなければなりませんが、もし伝言ゲームのように、間違った情報で伝わってしまうと、トラブルやミスに繋がってしまいます。
そこで、本記事では、仕事での伝言をする際のポイントをご紹介します。
ぜひ最後までご一読ください。
目次
3.すぐにメモが取れない！そんな場合でも安心！簡単に伝言を共有する方法
1.電話対応の際、電話メモ・伝言メモは必要？
電話対応の際に担当者が不在だった場合は、電話内容をメモし、伝言メモを作成する必要があります。
メモを取らずに電話対応すると、電話を切った後に内容を忘れてしまったり、担当者に誤った内容を伝えてしまうリスクがあります。
正しい情報が伝わらないと、トラブルやミスに繋がってしまいます。
複数の社員に口頭で用件を伝える際も、言い間違え、聞き間違えなどにより誤った情報が伝わり、伝言ゲームの用にどんどんと内容が変化してしまう恐れもあります。
そのため、電話メモ・伝言メモを取ることは重要です。
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2.伝言メモの書き方
では、伝言メモを書く際、具体的に何を記入すればいいのでしょうか？
ここでは伝言メモを書く際の、記入する項目について解説します。
2-1.「電話を受けた日時」
ますは電話がかかってきた日時を記録しましょう。
日時が分かれば、担当者が折り返しの電話をする際、折り返しが遅くなってしまった場合、
「お待たせして申し訳ございません」と適切な対応ができます。
2-2.「電話相手の情報(会社名・氏名)」
次に電話相手の会社名・氏名を記録しましょう。
加藤や佐藤など多い苗字の場合は、
「部署内に加藤様はお一人でしょうか？複数いらっしゃるようでしたら下のお名前もお伺いできますでしょうか？」などと伺いましょう。
上記を確認出来なかった場合には、判断が可能であれば、声質で男性か女性かをメモすると、折り返えしの連絡の際、スムーズになります。
2-3.「電話の用件」
電話の用件は、最も重要な情報です。
正確に担当者に情報を伝えるように記録しましょう。
もし電話が聞き取りづらいときに、わかったふりをして電話を終えると、のちに言った言わないの問題に発展する恐れもあります。
聞き取れなかったことは聞き返して、通話内容を確実に把握するようにしましょう
聞き返すときは、クッション言葉を使いながら失礼のないように確認します。
例 「申し訳ございませんが、もう一度お聞かせいただけますか？」
「恐れ入りますが、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」
「申し訳ございません。お電話が少々遠いようでございます。もう一度お聞かせいただけますでしょうか。」
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2-4.「こちらからのアクションの必要性（必要な場合は連絡先も）」
電話の用件と併せて、こちらからのアクションが必要かどうかも確認し、記録しましょう。
例 伝言のみ、メール返信希望、折り返し電話希望など
こちらからアクションが必要な場合は、連絡先と併せて、連絡のつきやすい時間帯や、
いつまでに返答が必要なのか回答期限なども確認しましょう。
2-5.「電話を受けた担当者の名前」
最後に誰が担当したか、担当者の名前も記録しましょう。
以上の項目を記入し、伝言メモを確実に担当者に渡しましょう。
あらかじめ伝言メモのテンプレートを作成しておくと便利です。
すぐに使えるよう、こちらにA4サイズ4分割の伝言メモサンプルをご用意しました！
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印刷してデスクの上においておけばすぐに記入ができる！
3.すぐにメモが取れない！そんな場合でも安心！簡単に伝言を共有する方法
さて、ここまで伝言メモを記入する際のポイント、項目について紹介しました。
しかし、外出先や忙しい時など、伝言メモを取ることが難しい場合もあります。
そんなときは、magmo(マグモ)通話録音機能付ボイスレコーダーを使って、電話内容を直接録音することで、大事な情報を逃さずに共有することができます！
magmo(マグモ)を使えば、電話内容をうっかり忘れてしまう心配もなくなります。
また、録音データを共有できるので、伝言メモを書く時間も短縮！かつ正確に情報を伝えることができます！
実際の音声を共有すれば、話し手の声のトーンもわかるため、相手の用件の緊急度なども正確に伝えることができます。
★magmo(マグモ)の特徴★
1.複雑な操作は一切なし！
電源ボタンをスライドするだけで即録音が可能です。
2.iPhone/Android全機種対応＆固定電話でも使える
スマホにくっつけて使用するため、どんなスマートフォンでも録音可能です。
キャリア・機種などの縛りがないため、スマホの機種変更・キャリア変更をした後でもmagmo(マグモ)を継続して使えます。
また、固定電話の受話器にくっつけるようにマグモを一緒に手で持つことで、固定電話での通話も録音可能です。
3.長時間録音
満充電時、連続約6時間録音が可能です。
4.コンパクト
約44gと軽量で、ポケットに入れてもかさばりません。
5.PCにつないですぐに確認
録音データの再生はPCにつなぐだけ！データの確認・コピー・移動・共有などが簡単にできます。
6.ボイスレコーダーとしても使える
通話録音だけでなく、対面の会話・会議なども録音できます。
4.まとめ
本記事では、伝言メモを書く際のポイントについて解説しました。
本記事で紹介したポイントを確認し、正確かつスムーズな伝言を実行しましょう！
簡単に通話内容を共有できるボイスレコーダーmagmo(マグモ)の導入もぜひ検討してみてください。
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