掲載日：2024年2月16日
会議はチームの効率性や成果に大きな影響を与える重要な活動です。
しかし、多くの場合、無駄な議論や時間の浪費が起こりがちで、目標に対する進捗が遅れることもあります。
そこで、本記事では、効率的な会議を進めるために役立つポイントをご紹介します。
ぜひ最後までご一読ください。
目次
1.会議の効率化はなぜ必要？
そもそもなぜ会議の効率化が重視されているのか？
会議を効率化することで、たくさんのメリットがあります。
「時間の節約」
会議が効率的に進むと、時間の無駄が減ります。会議がスムーズに終われば、他の仕事に時間を費やせるため、企業全体の生産性が向上します。
「コスト削減」
会議の時間が短縮されると、会議に関連するコストも削減されます。
例えば、会議室の利用料や参加者の人件費などが削減されます。
「チームワークの強化」
効率的な会議は、チームメンバー間のコミュニケーションと連携を促進します。チーム全体が協力して目標を達成するための方法を見つけやすくなります。
「参加者の満足度向上」
長時間の会議や無駄な議題に参加することは、参加者のモチベーションを低下させる可能性があります。効率的な会議は参加者の満足度を向上させ、より生産的な議論ができるようになります。
これらの理由から、会議の効率化は組織全体のパフォーマンスと競争力を向上させるために重要です。
2.会議の進め方における重要なポイント
それでは、社内会議を効率的に行うためには具体的にはどうしたらいいのでしょうか。
ここからは具体的な方法について説明していきます。
会議で大切なのは事前準備と司会進行です。効果的な会議を実現するためには、まずは事前準備を行いましょう。
事前準備のポイント
事前準備で必要なのは、大きく分けて2点、「会議の目的の明確化」「参加者の準備」です。
会議に参加してもらってから説明するのではなく、すぐに議論が始められるような環境を整えておきましょう。
「会議の目的の明確化」
まず、会議の目的を明確にすることが重要です。
今回の会議で、結論を出したいことは何か、事前に目的を共有し、議題やアジェンダを作成しましょう。目的を明確にしたら、参加者に情報共有をしましょう。
「参加者の準備」
会議に参加するメンバーは、事前に関連する資料や情報を準備しておく必要があります。
会議の前に、事前に資料を配り、「資料を読み込んだ上で議題に対する意見を必ず1つは持って会議に参加いただく」という課題を設けておけば、議論がより具体的になり、意見交換がスムーズに進みます。
このような事前準備を入念に行いましょう。
司会進行のポイント
実際に社内会議を効果的に行うために知っておきたい、司会進行のコツについてご紹介します。
「タイムマネジメント」
先ほど説明した、会議の目的や議題、アジェンダを参加者に事前共有した上で、
各議題に対して適切な時間を割り当て、時間内に議論を進めるように心がけましょう。
議論が脱線する・盛り上がりすぎる・盛り上がらなさすぎるなどの問題が発生した場合に対応するのも司会の役目です。
議論してもらう時間、意見をまとめていく時間、決議する時間や方法など事前決めておき、合意を取りながら進めていくとスムーズに進められます。
司会以外の人にタイムキーパーをお願いしておくのもいいでしょう。
砂時計などを会議室の中心に置き、参加者全員が時間を残り時間を意識しながら進めるのもいいでしょう。
「ファシリテーションスキルの活用」
ファシリテーション（facilitation）とは、人々の活動が容易にできるよう支援し、うまくことが運ぶよう舵取りすること。
集団による問題解決、アイデア創造、教育、学習等、あらゆる知識創造活動を支援し促進していく働きを意味します。
その役割を担う人がファシリテーター（facilitator）であり、会議で言えば進行役にあたります。
そのファシリテーションスキルを活用しながら社内会議を進めていくにはどうすればいいのでしょうか。4つのポイントにまとめてご紹介します。
ポイント1.話しやすい場を作り出す
まずは参加者が発言しやすくなる雰囲気作りを心がけましょう。
親しみやすい挨拶やアイスブレイクを行うことで、参加者同士の緊張を和らげ、発言しやすくなります。
ポイント2.話を肯定し、さらに引き出す
会議では、できるだけたくさんの意見や考えを出し合い、理解と共感を深めながら結論を出せるように心がけましょう。
このときファシリテーターは、しっかりとメッセージを受け止め、発言者を勇気づけ、心の底にある本当の思いを引き出していかなければなりません。
会議中に出た質問や意見を深掘りして、その方の意見を引き出すようにしましょう。
例えば、「どんなことからそう思われましたか？」という質問をすると、
その意見を伝えた理由が参加者全員に伝わり、より議論を深められます。
ポイント3.議題から逸れた際は、軌道修正
議論が活発になると、時には議題から脱線する場合もあります。
その場合は、「ご意見ありがとうございます。しかし申し訳ありません、○○に関するご意見をお願いできますか？」などと柔らかく伝え、軌道修正を行うようにしましょう。
ポイント4.結論を出す
会議で重要なポイントが、最後に結論を出すことです。
会議が終わった時は、結論と合わせ、その結論に対して
「①誰が ②いつまでに ③何をするのか」を明確にし、参加者全員に共有しましょう。
3.効率的に会議を進めるためのポイントまとめ
3-1.「事前に資料を配布する」
1つ目は、事前に会議用の資料を作成し、参加者全員に事前に確認してもらうことが大切です。
前述の通り会議を効率よく行うためには事前準備が大切です。
会議が始まってから、議題の情報共有しては、その分時間が取られてしまい、議論し結論を出す時間が足りなくなってしまいます。
事前に情報を共有し、会議が始まってからすぐに議論し、結論を出せるようにしましょう。
3-2.「使う機材の操作方法を確認する」
会議をスムーズに行うためには、使う機材の操作方法も事前に確認しておきましょう。
リモートでの参加者は、ZoomやGooglemeetなど、各アプリの操作方法や、PCとモニタのつなぎ方、資料共有の操作方法などをあらかじめ確認しておきましょう。
3-3.「参加者を厳選する」
議題にあまり関係がなく、座って聞いているだけの人が出てしまうと、
「発言しなくてもいい」という雰囲気が醸成されてしまいます。
また、その人自身の業務時間を奪ってしまうため、会議はそれぞれの議題の関係者のみを厳選して行うようにしましょう。
3-4.「活発なコミュニケーション」
会議の参加者全員が議論に参加できるように促し、意見や提案を積極的に聞きましょう。
質問を投げかけたり、出た意見を深堀りすることで、議論を活発化させます。
もし、意見の対立が起こった場合には、冷静に双方の意見を尊重し、建設的な解決策を見つけるよう努めましょう。
3-5.「議事録の作成」
会議の内容や決定事項を正確に記録するために、議事録を作成しましょう。
これにより、議論の経過や決定事項を後から確認できるだけでなく、欠席者や関係者にも情報を共有することができます。
4.議事録の作成に役立つおすすめツール
会議の議事録作成は、参加者の発言や議論のポイントを見逃さずに聞き取り、情報を整理する必要がありますが、
スピーディーに会議が進行した場合、発言を聞き逃したり、メモを取り忘れてしまう可能性もあります。
そんな時に活躍するおすすめのツールが、ボイスレコーダーmagmo(マグモ)です。
magmo(マグモ)を使えば、会議の内容を簡単に録音することが可能です。
録音データの共有も可能なため、必要な社員への情報共有も簡単にできます。
magmo(マグモ)の特徴は、下記の通りです。
1.複雑な操作は一切なし！
電源ボタンをスライドするだけで即録音が可能です。
2.クリアな音質で録音
ピエゾセンサー搭載で、自分の声も相手の声も、はっきりとした音声で録音が可能です。
3.長時間録音
満充電時、連続約6時間録音が可能です。
4.コンパクト
約44gと軽量で、ポケットに入れてもかさばりません。
5.PCにつないですぐに確認
録音データの再生はPCにつなぐだけ！データの確認・コピー・移動・共有などが簡単にできます。
6.会話も通話も録音できる2way録音
対面の会議の録音はもちろん、スマートフォンでの電話内容も録音できます。
社内会議だけでなく、電話での取引先との電話・顧客との電話など、様々なシーンで活用できます。
5.まとめ
本記事では、効率的な会議の進め方について解説しました。
本記事で紹介したポイントを意識し、効率的に会議を進め、業務効率化を図りましょう！
議事録の作成には、特にmagmo(マグモ)がおすすめです。
magmo(マグモ)の詳細は下記よりご確認ください！
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