掲載日:2024年7月31日
会議や打ち合わせの度に議事録を作成するのは、時間も手間もかかる作業です。
話し合った内容を正確に記録することは重要ですが、全ての発言を聞き逃さずに書き留めるのは大変です。
議事録作成は面倒な作業と感じ、時間を節約したい、ミスを減らしたい、もっと効率的に記録を取りたいという方も多いのではないでしょうか？
そんな時に頼りになるのが、AI技術を駆使したChatGPTです。
そこで、本記事では、ChatGPTを活用して効率的に議事録を作成する方法を詳しくご紹介します。
今すぐコピペで使えるChatGPTプロンプトもご紹介しますので、ぜひ最後までご一読ください。
目次
1.ChatGPTとは？
ChatGPT（Generative Pre-trained Transformer）は、OpenAIが開発したAIチャットサービスです。
ChatGPTは、人工知能がまるで人間と話しているような、自然な会話を行うことを目指したモデルであり、様々な文脈に基づいてテキストを生成することが可能です。
特に、文章の生成や質問応答、文章の要約など、幅広い用途に対応できるのが特徴で、議事録作成にも役立ちます。
2.ChatGPTによる議事録作成でできることメリット
ChatGPTの様々な機能の中で、特に議事録作成時に活用できる機能として
・自動要約
・ケバ取り
・簡単な修正
・参加者1、参加者2などを実際の参加者（田中部長、高橋課長など）の名前に変える
が挙げられます。
自動要約
ChatGPTの得意なことのひとつが、長い文章の要約です。
会議の録音データをもとに、ChatGPTが自動で要点をまとめてくれます。
プロンプトで指示することで、出力方法を細かく指定できます。
ケバ取り
会議中の会話で発生する、発言者の「あのー」、「えー」、「うーん」などの意味のない言葉を削除することも、プロンプトで指示することで可能です。
簡単な修正
「文脈として意味が不明な箇所は、文脈的に相応しいと合理的に推測される内容に修正、または削除してください。」というプロンプトを指示することで、文字起こしの不正確な箇所の修正が可能です。
参加者1、参加者2などを実際の参加者（田中部長、加藤課長など）の名前に変える
文字起こしアプリだけでは、参加者1、参加者2などの表記になってしまいます。
その点もChatGPTにプロンプトで指示することで、修正が可能です。
ChatGPTのこのような機能を使うことで、議事録を効率よく作成することができ、会議の内容を、正確に簡単に把握、共有することができます。
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3.ChatGPTによる議事録作成の注意点
便利なChatGPTですが、使用する際にはいくつかの注意点もあります。
情報漏洩のリスク
録音した会議や打ち合わせの中に、社内の機密情報や個人情報に関する内容がある場合は、注意が必要です。
ChatGPTには、企業の機密情報や個人情報などの重要な情報の漏洩のリスクもあるため、使用する際ルールを決めておくとよいでしょう。
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精度の限界
ChatGPTの精度は大変高いですが、AIによる自動要約には限界があり、特に専門用語や特定の文脈での誤解が生じることがあります。
最終的な内容の確認は手動で行うようにしましょう。
文字数制限がある
ChatGPTのプロンプトは1回で入力できる文字数に制限があります。
GPT-3.5(無料で利用可能) 約16,000トークン 約10,000文字
GPT-4(有料) 約32,000トークン 約25,000文字
会議の内容が長くなり、1回で入力できる文字数を超える場合は、複数回に分けて利用するようにしましょう。
ChatGPT自体に文字起こし機能はない
ChatGPT自体に文字起こし機能はありません。そのため、
会議の内容をボイスレコーダー等で録音
↓
その録音データを文字起こしアプリを利用して文字起こし
↓
その文字起こしデータを使いChatGPTで議事録作成
という流れで行います。
文字起こしアプリは無料で使えるものも多くあるため、ご自身の利用シーンにあったアプリを探すことが必要です。
こちらの記事でおすすめの文字起こしアプリも紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
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4.ChatGPTで議事録を作成する方法
では実際に作成方法を紹介します。
4-1.録音
まずは会議やミーティングの内容をボイスレコーダー等を使用し、録音します。
4-2.文字起こし
文字起こしアプリを使って録音した音声データを文字起こしします。
文字起こしアプリは、無料で使えるCLOVAnoteがおすすめです。
出典 CLOVAnote
4-3.ChatGPTにプロンプトで指示
文字起こしが終わったら、ChatGPTにテキストを入力します。
以下はコピペで使えるプロンプトの例です。
▼議事録を作成する汎用プロンプト (コピペできます！ぜひ活用ください)
# 命令文 あなたは議事録作成のプロフェッショナルです。以下の内容を忠実に守り、以下の#入力文を編集して最高の議事録を作成してください。 以下の[#入力文]の内容は、会議の文字起こしデータです。 # 制約条件 ・文字起こしデータはAIによるもので、一部の書き起こしミスが含まれています。この点を考慮して、文脈を理解し、内容を整理してください ・参加者1は{参加者1の名前を記載}、参加者2は{参加者2の名前を記載}、参加者3は{参加者3の名前を記載}に変更してください。 ・ケバ取りしてください。 ・会議での主要な「決定事項」を冒頭でまとめてください。 ・次に、「アクションアイテム」をまとめてください。 ・その後、各議題の見出しを設け、議題ごとに誰が行った発言かを記録し、発言内容を詳述してください。 ・見出しや箇条書きを活用し、情報が検索しやすく、読みやすい構造で記述してください。 ・文書は簡潔かつ明瞭に記述してください。 ・公開可能な情報と非公開情報を区別し、適切に扱ってください。 ・専門用語や略語を使用する場合は、初回の使用時に定義を明記してください。 ・文脈として意味が不明な箇所は、文脈的に相応しいと合理的に推測される内容に修正、または削除してください。 # 出力形式 ・議事録はテキスト形式とします。 ・議論の要点は箇条書きで、発言者ごとに整理された形式とします。 （ここにテキストを入力） |
#入力文 （ここにテキストを入力）
↑この部分に実際に議事録を作成したいテキストを入力します。
今回は下記内容で試してみました。
参加者1: えーっそれでは、皆さん、今日は新商品Aのプロジェクトについて話し合いたいと思います。特に、価格設定とパッケージの内容について議論しましょう。まずは、価格についてですが、どのくらいの価格帯が適切だと思いますか？
参加者2: えー、私の意見としては、ターゲット層が20代から30代の若い層なので、少し手が届きやすい価格に設定するのが良いと思います。大体、3000円から5000円の間が適当かと。
参加者3: 私も、鈴木さんの意見に概ね賛成です。ただ、他社の競合商品と比較するともう少し高めに設定しても良いのではないでしょうか。品質やデザインで差別化できているので、6000円から7000円の間でも需要はあると思います。
参加者1: なるほど。うーん、そうですね。価格については、競合商品と比べて少し高めに設定する案も検討する必要がありますね。 それでは、パッケージの内容についても話し合いましょう。パッケージにはどのような情報やデザインを取り入れるべきだと思いますか？
参加者2: パッケージデザインは、シンプルかつスタイリッシュなものが良いと思います。えっと、特にターゲット層が若いので、ミニマリズムなデザインが受け入れられやすいかと。情報としては、製品の特徴や使い方を分かりやすく記載するのが重要ですね。
参加者3: 鈴木さんの意見に加えて、エコフレンドリーな要素を取り入れるのも良いと思います。えー、最近は環境に配慮した商品が評価されていますから、リサイクル可能な素材を使ったり、パッケージ自体を再利用できるように工夫するのも一案です。
参加者1: 良いアイデアですね。エコフレンドリーなパッケージは確かに今のトレンドです。それでは、パッケージのデザインはシンプルかつエコを意識したものにして、価格は6000円から7000円の間で検討する方向で進めましょう。他に何か意見や提案はありますか？
参加者2: いや、今のところ特にありません。
参加者3: 私も特にありません。
参加者1: 分かりました。えー。それでは。今日はこれで終わります。次回パッケージデザインの案見ながら、具体的に詰めていきましょう。ありがとうございました。 |
ChatGPTが作成した議事録実際の画面
また、#出力形式に
・それらをwordファイルで出力してください。
↑こちらを入力することで、Word形式で議事録を作成することも可能です。
Word形式実際の画面
4-4.修正チェック
最後にChatGPTが作成した議事録に、間違いが無いかチェックしましょう。
今回の検証では、間違いもなく、精度が高い議事録が作成できました。
※ブログ運営スタッフが使ってみた主観的な評価であり、試験機関での評価ではありません。
5.精度の高い議事録を作成するには、録音の質も大事！
高品質な音声を録音できるおすすめのボイスレコーダー
さて、ChatGPTで議事録を作成する方法についてご紹介しましたが、
議事録の精度を上げるには、やはり元の録音データの音質も重要になってきます。
今回の検証で、精度の高い議事録を作成できたボイスレコーダーは、通話も会話も録音できるハイスペックボイスレコーダーmagmo(マグモ)です。
ここからは、magmo(マグモ)の機能についてもご紹介します。
magmo(マグモ)は、電話メモや会議メモを取るのにおすすめ！
様々な場面で活躍する便利アイテム、スマホの通話・対面の会議両方が録音できるボイスレコーダーです。
ピエゾセンサー搭載
ピエゾセンサーとは？
コンデンサーマイクは空気中の音を録音しますが、ピエゾセンサーは物体表面に沿って音を録音します。
magmo(マグモ)はピエゾセンサーを搭載しており、周囲の騒音を軽減させ、はっきりとした音声を録音することができます。
録音データの再生はPCのみ(mp3形式)となりますが、マグモ本体からPCに録音データをダウンロードした後で、録音データをスマートフォンに送ることでスマートフォン上での文字起こしアプリも使えます。
CLOVAnoteのアプリ版にも対応！
主な文字起こしアプリとmagmoの対応表
アプリ | Web版 | |
Notta | × | 〇 |
文字起こしさん | ー | 〇 |
CLOVAnote | 〇 | × |
Texter | 〇 | ー |
Googleドキュメント | ー | 〇 |
〇…対応可 ×…対応不可 ー…機能無し
6.まとめ
本記事では、ChatGPTで議事録を作成する方法ついて紹介しました。
ChatGPTは業務効率化に大変便利なツールです。
今回ご紹介した方法を活用し、効率的に議事録を作成しましょう。
また、magmo(マグモ)は議事録の精度を高めるのに役立つ大変便利なビジネスツールです。
magmo(マグモ)も使いさらに業務効率化を目指しましょう！
magmo(マグモ)の詳細は下記よりご確認ください！
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